Geactualiseerde privacy-verklaring 2019

Als R(o)ots wil ik graag informeren hoe ik met jouw gegevens omga en op welke manier je regie kunt uitoefenen over jouw persoonsgegevens. Deze privacy-verklaring wordt jaarlijks door mij geactualiseerd naar aanleiding van de jongste ontwikkelingen op het gebied van privacy-bescherming.

R(o)ots is zich bewust van de verantwoordelijkheid voor jouw persoonlijke gegevens die je met mij deelt. R(o)ots hanteert afspraken over de omgang en opslag van jouw gegevens en dat de ICT hard- en software goed beveiligd is om oneigenlijke toegang te voorkomen.

R(o)ots’ opslag van persoonsgegevens is zeer beperkt. De meest vertrouwelijke informatie is niet digitaal maar tijdens de 1-op-1 coaching of tijdens teamsessies. De gegevens die je dan deelt, kunnen door R(o)ots alleen worden doorgegeven:

• Ten behoeve van eigen professionele vorming. (bv. intervisie) Dit is altijd  geanonimiseerd.
• Eveneens kan ik alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming iets delen met je teamleider of manager. (Denk bv. aan een evaluatieverslag. In de meeste gevallen zal ik je vragen dit zelf te verzorgen.)

Met deze voorwaarden ga je akkoord als je tekent voor de overeenkomst. Mocht je hier niet mee akkoord gaan, dan neem ik dit uitdrukkelijk op in de overeenkomst.

Hoe komen wij aan jouw persoonsgegevens?

• In het kader van een teamcoachingstraject: als jijzelf, je teamleider, – manager of collega jouw gegevens doorstuurt.
• In het kader van persoonlijke coaching. Hiermee stel je mij instaat om contact met je op te nemen en je adequaat te begeleiden.
• In het kader van de wendkracht®scan, of andere scans die R(o)ots in het kader van individuele of teamcoachtrajecten afneemt.  Je krijgt dan een e-mail met een link toegestuurd. De resultaten van de scan(s) krijg je persoonlijk teruggekoppeld. Met het meedoen aan een evt. teamscan geef je toestemming om ook de resultaten van jouw scan met de anderen, je leidinggevende in de groep te delen.
• Bij bezoek aan de website www.rootsrots.nl gebruikt R(o)ots Google Analytics om bezoekersgegevens bij te houden. Het maakt gebruik van een functie om jouw IP-adres te anonimiseren, zodat ik niet kan achterhalen wie de website bezoekt. De site www.rootsrots.nl maakt geen gebruik van cookies.

R(o)ots verwerkt de volgende gegevens

Afhankelijk van de coaching die je afneemt, kunnen de volgende persoonsgegevens van jou worden verwerkt:

• Algemene gegevens: NAW-gegevens, bedrijfsgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, functie, geboortedatum, informatie die je zelf invult in een open veld, zoals een bericht in het contactformulier.
• Bijzondere gegevens: emoties, behoeften, levensstijl, overtuigingen, belangrijke persoonlijke gebeurtenissen, hulpvragen, doelstellingen voor een coachingstraject, dromen voor de toekomst.

Doeleinden en grondslag

Het doel waarmee R(o)ots jouw gegevens verwerkt is in om de afgesproken dienstverlening, vastgelegd in de door ons gezamenlijk getekende overeenkomst zo optimaal te laten verlopen. De bijzondere persoonsgegevens staan altijd ten dienste van jouw eigen (team)doelstellingen en passen helemaal binnen de overeenkomst.

R(o)ots heeft naast een digitale verwerking ook schriftelijke cliëntendossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard. De digitale dossiers zijn beveiligd middels beveiligde toegangsbeperkingen. Conform de wettelijke regelgeving van de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) is de bewaartermijn van medische dossiers 15 jaar (of zoveel langer als de behandeling dat vereist). Hieraan conformeert R(o)ots zich. Daarnaast ben ik middels de beroepscode gehouden aan een geheimhoudingsplicht.

Verstrekking aan derden

R(o)ots geeft de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen, alleen als dat noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering. Denk aan een ICT-beheerder die toegang heeft tot de hardware en/of de cloudservice waar de gegevens zijn opgeslagen en het boekhoudprogramma t.b.v. de facturering. Wanneer wij jouw gegevens aan een derde worden verstrekt, ligt hier een zgn. verwerkersovereenkomst aan ten grondslag zodat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Inzage en wijzigen van jouw gegevens

Jouw gegevens zijn en blijven jouw gegevens. Je hebt, binnen de verplichtingen die de wet ons stelt, het recht om je gegevens in te zien, te wijzigen en te vernietigen. Een verzoek tot inzage, wijziging, overdracht of vernietiging van gegevens kun je indienen via  info@rootsrots.nl.

Ik zal hierop contact met je opnemen om aan je verzoek te kunnen voldoen.

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is aangepast op 18 april 2019

Ten slotte:

Veiligheid en rechtvaardigheid heeft een belangrijk deel van mijn beroepsleven bepaald. Binnen de coaching is het eigenlijk niet anders, je veilig voelen in de coaching, vertrouwen krijgen in de werkrelatie is essentieel om het coachingstraject te laten slagen en doet jou tot je recht komen. Het zorgvuldig omgaan met jouw gegevens past daarin. Als je ondanks alle zorg die R(o)ots daaraan besteedt, niet tevreden bent, dan stel ik het prijs dat je mij daarop rechtstreeks aanspreekt.  Als we er samen niet uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.